[ Pobierz całość w formacie PDF ]
a także udział monitorowania w procesie oceny.
Z A R Z D Z A N I E P R O J E K T E M 43
Schemat 6. Funkcje monitorowania oceny i wskazników w projekcie
ocena
monitorowanie
wskaxniki
Kolejny schemat pokazuje, w jaki sposób przebiega systematyczne monitorowanie wskazników cyklu życiowe-
go projektu i udział wskazników monitorowania w ocenie projektu.
Schemat. 7. Monitoring wskazników w projekcie
ocena ocena ocena
projektu projektu projektu
s y s t e ma t y c z n e mo n i t o r o w a n i e w s k a x n i k ó w
rozpoczêcie projektu realizacja projektu zakoñczenie projektu
7.4. ROLE OCENY
Zwykle odpowiedzialność za ocenę projektu spoczywa na osobach lub instytucjach finansujących projekt
mogą one być jednostkami zewnętrznymi względem organizacji, której zlecono ocenę projektu, w celu zacho-
wania obiektywizmu. Osoby lub instytucje fi nansujące projekt mogą wykorzystać informacje zawarte w oce-
nach jako podstawÄ™ do zlecenia kierownikowi projektu zmian lub poprawek w planie projektu.
7.5. ZAGADNIENIA, KTÓRE NALE%7Å‚Y UWZGLDNI PODCZAS OCENY
Wśród zagadnień, które powinny zostać uwzględnione w ocenie projektu, zgodnie ze standardami unijnymi,
znajdujÄ… siÄ™:
Istotność (relevance): w jakim stopniu cele programu odpowiadają zmieniającym się potrzebom i prio-
rytetom na poziomie krajowym/unijnym?
Wydajność (efficiency): jak nakłady zostały przekształcone w produkty, wyniki lub wpływy (np. pro-
porcja: nakłady/produkty czyli koszt jednostkowy)?
Skuteczność (effectiveness): porównanie rzeczywistych osiągnięć w zakresie produktów, wyników
oraz/lub wpływu z ich zaplanowanym poziomem.
Użyteczność (utility): czy program wywarł planowany wpływ na docelową grupę beneficjentów w od-
niesieniu do ich potrzeb?
Trwałość (sustainability): czy zmiany lub korzyści będą miały trwały charakter i zostaną zachowane
po zakończeniu programu?
44 P O R A D N I K D L A S A MO R Z D Ó W T E R Y T O R I A L N Y C H
Współczynniki wydajności i skuteczności można obliczyć dla produktów, wyników i wpływów, co zilustrowano
w poniższej tabeli.
Tabela 4. Współczynniki wydajności i skuteczności dla produktów, wyników i wpływów
Wskaznik Współczynnik wydajności Współczynnik skuteczności
Produkt rzeczywisty w porównaniu
Produkt (finansowy lub materialny) Nakłady/jednostka produktu
do planowanego
Wynik rzeczywisty w porównaniu
Wynik Nakłady/wynik
do planowanego
Wpływ rzeczywisty w porównaniu
Wpływ Nakłady/wpływ
do planowanego
Współczynniki wydajności i skuteczności dostarczają kierownikowi programu/projektu, finansującym projekt
i oceniajÄ…cym informacji koniecznych do podejmowania decyzji dotyczÄ…cych ewentualnych korekt projektu/
programu.
7.6. PRZYKAADOWA STRUKTURA RAMOWA PROCESU OCENY
Celem tej części poradnika jest zaproponowanie Czytelnikowi przykładowej struktury ramowej, która posłuży
do oceny programu budowy szkół.
Załóżmy, że ludność gminy zwiększa się, zarówno ogólnie, jak i pod względem liczby dzieci i młodzieży w wielu
szkolnym. Prognozy mówią, że wzrost ten utrzyma się także w przyszłości. W chwili obecnej szkoły są przełado-
wane, średnia wielkość klasy przekracza o 20% obowiązujące standardy. Gmina decyduje się na zbudowanie kil-
ku nowych szkół, z których każda będzie stanowić osobny projekt. Przed rozpoczęciem programu należy opra-
cować ramową strukturę procesu oceny programu zarówno w toku jego realizacji, jak i po jego zakończeniu.
Cel programowy: Ukończyć budowę trzech nowych szkół w przeciągu pięciu lat, co doprowadzi do wzrostu licz-
by miejsc w klasach o 30% w celu rozwiązania bieżącego problemu zbyt licznych klas i spodziewanego przyro-
stu liczby uczniów w przeciągu najbliższych pięciu lat.
Przykładowa struktura oceny (ułożona w pytania) dla tego scenariusza zaprezentowana została poniżej.
Istotność: W jakim stopniu cele programu budowy szkół odpowiadają zmieniającym się potrzebom i prioryte-
tom gminy?
" Czy na terenie gminy klasy rzeczywiście są zbyt liczne?
" Czy populacja dzieci i młodzieży w wieku szkolnym nadal wzrasta (w jakim tempie), czy też ustabili-
zowała się?
" Czy rozwiÄ…zanie problemu zbyt licznych klas nadal stanowi priorytet dla gminy?
Użyteczność: Czy program wywarł zaplanowany wpływ na docelową grupę beneficjentów w odniesieniu do ich
potrzeb?
" Czy program budowy doprowadził do zmniejszenia liczebności klas w szkołach?
" Czy wielkość, układ pomieszczeń i lokalizacja wybudowanych szkół odpowiada preferencjom docelo-
wej populacji uczniów i rodziców?
" Czy wyposażenie nowych szkół zawiera elementy, których można oczekiwać w nowych placówkach
tego rodzaju?
Trwałość: Czy zmiany lub korzyści będą miały charakter trwały i utrzymają się po zakończeniu programu?
" Jaka jest szacowana trwałość nowo wybudowanych budynków szkolnych?
Wskazniki: Ocenić jakość i istotność wykorzystywanych wskazników monitorowania.
" Czy wskazniki opracowane dla projektu umożliwiają monitorowanie i ocenę wyników działań w odnie-
sieniu do celów w sposób łatwy i precyzyjny?
" Czy dostarczają informacji istotnych z punktu widzenia celów programu?
Wydajność: Jaka jest wydajność w przekształcaniu nakładów w 1) produkty, 2) wyniki oraz 3) wpływy?
Skuteczność: Porównanie zaplanowanych wskazników z rzeczywiście osiągniętymi 1) produktami, 2) wynikami
oraz/lub 3) wpływem.
Z A R Z D Z A N I E P R O J E K T E M 45
Przykładowe współczynniki wydajności i skuteczności dla programu budowy szkół przedstawiono w tabeli za-
prezentowanej poniżej.
Tabela 5. Współczynniki wydajności i skuteczności dla programu budowy szkół
Wskaznik Współczynnik wydajności Współczynnik skuteczności
" Liczba szkół rzeczywiście
wybudowanych w porównaniu
do zaplanowanej liczby szkół do
wybudowania w pięcioletnim
Koszt wybudowania jednej szkoły;
okresie obowiÄ…zywania
Produkt (finansowy lub materialny) koszt powstania miejsca dla
programu.
jednego ucznia.
" Liczba zaplanowanych miejsc
dla uczniów w porównaniu
z rzeczywistÄ… liczbÄ… nowo
powstałych miejsc.
Planowany procentowy
Koszt projektu w przeliczeniu na
wzrost średniej ocen uczniów
Wynik procentowy wzrost średniej ocen
w porównaniu z rzeczywistym
uczniów.
procentowym wzrostem średniej.
Planowany poziom zmian
Koszt w przeliczeniu na procentowy
w odsetku osób znajdujących pracę
wzrost liczby osób znajdujących
Wpływ w terminie do sześciu miesięcy po
pracę do sześciu miesięcy po
ukończeniu studiów w porównaniu
ukończeniu studiów.
z poziomem rzeczywistym.
46 P O R A D N I K D L A S A MO R Z D Ó W T E R Y T O R I A L N Y C H
8. NARZDZIA DO ZARZDZANIA PROJEKTEM
stnieje cały szereg narzędzi wspomagających zarządzanie projektem. W tej części poradnika zaprezentowa-
Ino m.in. narzędzia do zarządzania zmianą.
8.1. OFERTA PRODUKTÓW
Na rynku istnieje wiele narzędzi informatycznych do wspierania funkcji zarządzania projektem, począwszy od
aplikacji posiadających jednostkowe możliwości (takie jak generowanie harmonogramów do planu projektu)
i narzędzi sprawozdawczych do złożonych wielofunkcyjnych programów (do zarządzania portfelami projektów
w skali całej instytucji). Poszukiwanie narzędzi dla celów zarządzania projektem za pośrednictwem internetu
(adres strony: http://www.infogoal.com/pmc/pmcswr.htm) dało następujące wyniki:
" Windows-Based Project Management Software 97 propozycji rozwiązań w zakresie oprogramowania,
" Web-Based Project Management Software 169 propozycji,
" Project Management Software Other Solutions 21 propozycji,
" bez kategorii 9 propozycji.
Ze względu na liczbę proponowanych możliwości należy precyzyjnie określić oczekiwania i wymagania stawia-
ne narzędziom. Zastanawiając się nad nabyciem określonego narzędzia, należy określić wymagania funkcjonal-
[ Pobierz całość w formacie PDF ]